1 Hoe de koppeling werkt — van A tot Z

De koppeling hangt aan twee momenten in het project: het bevestigen van het project, en het akkoord op de offerte. Elke stap hieronder gebeurt automatisch op de achtergrond.

1. 1

   Project bevestigen → klant als relatie in Exact

   Zodra een project wordt bevestigd, controleert de app of de klant al als relatie in Exact bestaat. Zo niet, dan wordt de relatie aangemaakt (met de schadehebbende als contactpersoon); bestaat hij al, dan wordt die hergebruikt — er ontstaan geen dubbele relaties. Verzekeraars zijn meestal al bekende relaties in Exact (met hun eigen relatiecode); een nieuwe klant krijgt een code die is afgeleid van het projectnummer.

2. 2

   Offerte akkoord → offerte aanmaken in Exact

   Bij akkoord (intern accorderen óf akkoord van de verzekeraar) maakt de app de offerte aan in Exact, met de klant als besteller (“Besteld door” / “Leveren aan”) en de verzekeraar als de partij die de factuur ontvangt (“Factuur voor”).

3. 3

   Offerte op status “Geaccepteerd”

   Direct na het aanmaken zet de app de offerte op Geaccepteerd via de vaste Exact-route aanmaken → afdrukken → accepteren. Bij dat accepteren wordt bewust géén verkooporder of factuur gegenereerd, om dubbele facturatie te voorkomen.

4. 4

   Bijhouden en herhaalbaar

   Elke export wordt vastgelegd met een korte notitie in het logboek (zichtbaar onder Exact Online-instellingen) zodat je kunt zien dat de export gelukt is. Wordt een akkoord ingetrokken en de offerte opnieuw goedgekeurd, dan maakt de app een nieuwe versie aan; de oude wordt als vervangen gemarkeerd. De koppeling is daarmee herhaalbaar en maakt nooit per ongeluk dubbele offertes.

2 Welk veld komt waar terecht

Hieronder de testofferte zoals die in de Herstelapp staat, en hoe diezelfde offerte er in Exact uitkomt. De tabel laat per veld zien wat waar belandt.

3 Hoe we de bestaande projecten meenemen

De koppeling werkt voor nieuwe akkoorden meteen. Voor wat er al loopt en voor de volledige financiële afhandeling pakken we het stapsgewijs aan.

1. A

   Offerte-koppeling aanzetten

   Gebouwd & getest

   Relatie en offerte komen automatisch in Exact bij akkoord. Dit is gebouwd en op de testomgeving end-to-end getest; aanzetten op productie gebeurt zodra dit document akkoord is. Daarna kunnen we de bestaande openstaande projecten in één keer alsnog naar Exact exporteren, zodat ook die hun offerte in Exact krijgen. De factuur blijft in deze fase nog handmatig.

2. B

   Factuurexport hard maken

   Volgende stap

   Nu factureren jullie via de conceptfactuur (PDF/CSV) die de boekhouder downloadt en in Exact verwerkt. De volgende stap is die factuurstap ook automatisch te koppelen en end-to-end te testen, zodat de factuur rechtstreeks in Exact ontstaat.

3. C

   Opnamekosten correct verwerken

   Later

   Opnamekosten-regels moeten apart herkenbaar zijn voordat ze veilig mee kunnen in de export (anders ontstaat een risico op verkeerde bedragen). Dit vraagt eerst een kleine uitbreiding in de gegevens en wordt daarom bewust later opgepakt.

4. D

   Sneller doorkomen én tweerichtings-synchronisatie

   Korte termijn

   Wijzigingen sneller laten doorkomen en gegevens ook van Exact terug naar de Herstelapp (twee kanten op). Technisch goed haalbaar, richtorde 1 à 2 weken zodra we samen hebben bepaald wát er beide kanten op moet (prijs, naam, eenheid, btw) en hoe we botsingen afhandelen als iets aan beide kanten tegelijk wijzigt. De daarvoor benodigde Exact-rechten regelen we in dat traject mee.

De inhaalslag: wat gebeurt er met de bestaande projecten

Zodra de koppeling op productie aanstaat, halen we de projecten in die al een offerte-akkoord hebben gehad maar nog geen offerte in Exact hebben. Onderstaand overzicht is een momentopname (peildatum 18 juni 2026); we controleren de lijst samen met jullie vóór we 'm uitvoeren.